Als wetenschappelijk medewerker krijg je nogal eens de gelegenheid om vakgenoten van andere grote en soms ook kleine, specialistische bibliotheken te ontmoeten. Er bestaat in Nederland een aantal gezelschappen waar bibliothecarissen van een bepaald vakgebied elkaar ontmoeten, nieuws uitwisselen, of afspraken maken op het gebied van collectievorming, ontsluiting en beschikbaarstelling. Deze overlegvormen lijken zich vooral op het gebied van de humaniora te bevinden. Hieronder geef ik een beeld van de uiteenlopende groepen waarin ik als conservator en vakreferent de Zeeuwse Bibliotheek (ZB) vertegenwoordig. Ook mijn directe collega’s zitten overigens in verschillende soortgelijke overlegvormen.
De conservatoren van de universiteitsbibliotheken (UB’s) en van de Koninklijke Bibliotheek in Den Haag (KB), gezamenlijk de UKB genoemd, hebben een formeel verband dat de ‘UKB Commissie Bijzondere Collecties’ heet. Zij hebben namens de deelnemende instellingen de bevoegdheid om gezamenlijk beleid te bepalen. Andere grote bibliotheken met erfgoedcollecties, zoals de ZB, maken daar officieel geen deel van uit, maar ze kunnen wel als toehoorders en adviseurs bij de vergaderingen aanwezig zijn. Deze commissie heeft een bestuur dat formele zaken doorspreekt. De algemene bijeenkomsten, die voor alle deelnemers bestemd zijn, hebben meer het karakter van kleine symposia. Ze zijn heel nuttig om je deskundigheid te bevorderen. Onder ‘bijzondere collecties’ worden niet alleen oude drukken verstaan, maar ook bijvoorbeeld handschriften, brieven, kaarten, beeldmateriaal en tegenwoordig ook digital born documenten.
Onder die grote Commissie ressorteren een paar meer gespecialiseerde werkgroepen. Zo heb je de Werkgroep Handschriften, (waar of Liesbeth van der Geest naartoe gaat, of ikzelf) en de Werkgroep Gedrukte Werken (hiervoor wist niemand een welluidender term te vinden), waar ik zelf lid van ben. Die werkgroepen hebben geen formele status, dus is er ook geen statusverschil tussen conservatoren van de UKB of Plus-bibliotheken (de vroegere WSF, provinciale of stedelijke bibliotheken met een Wetenschappelijke SteunFunctie). Wij maken alleen onderling werkafspraken en adviseren het bestuur van de Commissie, en via hen de overkoepelende instellingen, over te voeren beleid in zake bijzondere papieren collecties.
Als conservator heb ik tevens zitting in het nog minder formele overleg beheerders van bewaarcollecties kinderboeken en centsprenten (daarom is de naam van het overleg ook in kleine letters gespeld). Daarin vind je naar verhouding weinig UB’s, maar juist wel de KB die een enorme collectie oude Nederlandse kinderboeken heeft, en een aantal Plus-bibliotheken. Wie je er ook tegenkomt, is soms een verrassing, zoals het Museum Oud Nijkerk, het Openluchtmuseum Arnhem of de Erfgoedbibliotheek Hendrik Conscience uit Antwerpen. Een selectie van dit gezelschap is de gebruikersgroep van het CBK (Centraal Bestand Kinderboeken), in die zin dat het CBK een deelverzameling van de landelijke catalogus Picarta is. Maar omdat de ZB niet actief meewerkt aan het CBK, houd ik het meestal bij het kennis nemen van de notulen.
Aangezien ontsluiting eveneens tot het takenpakket van de vakspecialist behoort, heb ik zitting in de Gebruikersgroep Trefwoordenthesaurus van NBD Biblion. Hierin zitten, naast medewerkers van de NBD zelf, ook vertegenwoordigers van grote openbare bibliotheken, meestal catalografen. Een woordsysteem is altijd onderhevig aan veranderingen in taal en maatschappij. Daarom moet er nogal eens overlegd worden wat nu de meest gangbare en toegankelijke term voor de bezoekers is. De ZB is een grootgebruiker van het trefwoordensysteem, omdat wij, naast de gangbare Nederlandse boeken, veel buitenlandse publicaties aanschaffen die we zelf beschrijven en indelen. De beslissing over bijvoorbeeld ‘Fietsen’ dan wel ‘Rijwielen’ ligt uiteindelijk bij NBD Biblion, maar als de meerderheid van de gebruikers een ander oordeel heeft, gaan ze meestal daarin mee.
Een vrij klein maar hecht en toegewijd overleg is dat van de vakspecialisten op het gebied van de Klassieke Oudheid. Het heeft geen officiële naam, omdat het ook geen formele status heeft. De een zegt ‘overleg klassieken’, de ander ‘specialisten klassiek cultuurgebied’, de derde ‘vakreferenten klassieke talen’. Grieks en Latijn staan centraal, maar de omvang van de vakgebieden lopen wel eens uiteen. Sommigen hebben er oude geschiedenis of filosofie bij. Toen ik me tien jaar geleden aansloot, waren het allemaal heren, en kwam meteen na mij ook de eerste vrouw erbij. Nu zijn het hoofdzakelijk dames en ben ik een van de laatste mannen. Ze vertegenwoordigen allemaal UB’s; alleen de ZB en de Tresoar uit Leeuwarden komen uit een ander segment.
Bijeenkomst van het overleg klassieke oudheid in de UB van Utrecht
Helemaal de enige man, en de enige persoon van buiten de UKB, ben ik in het evenmin formele vakspecialistenoverleg romanistiek. Daar hoort het Latijn, de voorouder van alle romaanse talen, zelf niet bij, maar wel Frans, Italiaans, Spaans en Portugees. De ZB is daar zeker op zijn plek. Wij hebben een leescollectie Franse letterkunde die niet voor die van menige universiteitsbibliotheek onderdoet. Bij het bestellen van een literaire roman zie ik dikwijls dat ik de eerste ben die de betreffende titel aanschaft. Ook onze verzameling Spaans is behoorlijk, en lezers van Italiaans en Portugees kunnen eveneens goed terecht. Dank zij het InterBibliothecair Leenverkeer (IBL) komt onze collectie aan alle openbare en wetenschappelijke bibliotheken in Nederland ten goede.
De theologen hebben weer een zeer strikte organisatievorm. Het is een vereniging, de Vereniging voor het Theologisch Bibliothecariaat (VThB), met een volwaardig bestuur met voorzitter, secretaris, penningmeester en zelfs een kascommissie. Deze vereniging is weer aangesloten bij een Europees verband van theologisch bibliothecarissen. De VThB is een aardige mengeling van UKB, twee Plus-bibliotheken (de ZB en alweer de Tresoar), en bijvoorbeeld de kleine Theologische Universiteit Apeldoorn (christelijk-gereformeerd), de abdijbibliotheek van Egmond, en ook hier weer grensoverschrijdend, de Maurits Sabbe Bibliotheek als onderdeel van de universiteit van Leuven. Er worden tamelijk bindende afspraken gemaakt, vooral tussen de UKB’s, over afstemming van de collecties, deselectie, of gezamenlijke inkoop van digitale bestanden.
Het zijn allemaal verschillende verbanden, maar toch ontmoet ik er soms dezelfde mensen op meerdere plaatsen, omdat ze net als ik een combinatie van vakgebieden onder hun beheer hebben. De frequentie van de (informele) bijeenkomsten of (officiële) vergaderingen loopt uiteen van een tot twee keer per jaar. Soms heb ik enkele maanden niets, en dan komt ineens alles vlak na elkaar. Ik ga natuurlijk ook niet naar alles toe, maar toch wel naar drie kwart van de bijeenkomsten. Het kost altijd een dag, omdat de vergaderingen op heel verschillende plekken gehouden worden. Dat kan doorheen heel Nederland zijn, soms ook in België. Zo leer je wel veel bibliotheken kennen, want aan de vergadering zit vrijwel altijd een rondleiding vast.
Vergadering van conservatoren in de ZB bij het afscheid van Ronald Rijkse
De naamsbekendheid van de ZB is mede door al deze verbanden erg groot, en zeker ook de reputatie als een ervaren instelling waarmee je rekening moet houden. Ik ben niet bang om vragen te stellen, want ik wens graag dat door middel van mijn persoon de algehele vakbekwaamheid van de ZB toeneemt. In de meeste gezelschappen ben ik terecht gekomen dank zij mijn voorgangers Ronald Rijkse en Pieter Schoonheim. Doordat de vakgebieden zich steeds meer op minder mensen concentreren, neemt anderzijds de breedte van het spectrum weer toe. De Zeeuwse eilanden zijn geen moeizaam bereikbare afgesloten wereld, maar maken, althans op bibliotheekgebied, ten volle deel uit van het grote wetenschappelijke verband.
Marinus Bierens, Conservator bijzondere collecties en Vakreferent buitenlandse letterkunde